REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Hesatek Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
REKISTERINPITÄJÄ
Hesatek Oy (Y-tunnus: 2207695-4)
Salavatie 14
00780 Helsinki
REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
Jani Karvonen, Hesatek Oy
Puhelin +358 50 505 6977
Sähköposti jani.karvonen@hesatek.fi
REKISTERIN NIMI
Hesatek Oy:n asiakasrekisteri
OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus, rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena. Henkilötietojen käyttötarkoitus on Hesatek Oy:n asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää Hesatek Oy:n toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuojalain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista tuotteista / palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin / tuotteisiin liittyvät tiedot.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Vaihtoehtoisesti rekisteritietoja saadaan Hesatek Oy:n yhteistyökumppaneiden henkilörekistereistä, jos henkilö on ostanut tavaraa tai palveluita Hesatek Oy:n yhteistyökumppanilta, joka hankkii esimerkiksi asennuspalvelun edelleen Hesatek Oy:ltä.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Hesatek Oy:n käytössä, paitsi tarpeen vaatiessa Hesatek Oy:n käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Hesatek Oy:n ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Hesatek Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Hesatek Oy:n sisäisen asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttäjäoikeuksia. Rekisteri sijaitsee Hesatek Oy:n yhteistyökumppanin salasanasuojatulla palvelimella.
TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää ensisijaisesti kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.